Efficiency improvements for Doesburg Components with help of EDI

By shipping products directly from their partners to the end customer both Doesburg Components and their customers save money on transport costs. At the same time the lead times are shorter, the storage and handling costs are lower and labour costs can be saved. Without losing the overview in all parts of the supply chain.

Doesburg Components

Doesburg Components, located in Nieuw Bergen Limburg, is supplier of high-quality cast-iron components to customers in the truck-, engine and agricultural sector. Their goal is to deliver products that can be assembled directly at the customer at the assembly line. For this reason the company offers various added value activities in addition to their core process: CNC machining. This concerns, for example, pre-assembly, painting and cleaning of parts. In addition they are the development partner for their customers. Thanks to “early supplier involvement”, Doesburg Components is involved at an early stage with the development of new products, which offers many efficiency benefits for both parties. Numerous processes are closely related to eachother, to enable efficient production and “just-in-time” delivery.

Improvements

“The painting of certain components is done by an external specialist”, Sjoerd van Vlissingen (Supply Chain planner at Doesburg Components) explains. “The products were being transported from Doesburg Components to this partner, where they were painted. Then these components went back to Doesburg and then transported to the customer”. Next to the physical transport also several data files (e.g. orders, packing slips, invoices) are send back and forth. Sjoerd saw several possibilities to make several efficiency improvements.

Solution

The solution was very simple. “The lacquered components are now directly from our partner transported to the customer” according to Sjoerd. The physical part can realized rather simple, but the administrative part of this process has to be right as well, giving us insight in the situation on several areas at all times.

“With help of OMS International the EDI system has been set up and arranged in such a way that this is possible. “Doesburg receives via DELFOR orders from customers, which they convert to orders that are being sent to the partner via EDI. The external partner sends a DESADV to the customer. Doesburg receives a copy of the DESADV that is being used for processing the delivery in our system. And that is also the source for making and sending the INVOIC” Sjoerd continues. “In this way we know exactly which components are ‘work in progress’, which components were delivered. what the stocklevel is, etc. The order system is immediately updated, the incoming invoiced are directly matched, and we have full insight in the entire supply chain”.

Advantages

Sjoerd continues: “The advantages we achieve by having the physical flow of goods directly from the external party to the customer are diverse. We are not only saving on transport costs, the lead times are also shortened. And we save on the storage, handling and labourcosts”. While the insight and overview in processes, delivery times and financial flows remains at the same high level.

Integration

Of course such a change cannot simply be implemented. Good consultation and coordination with all parties involved is crucial. OMS has played an important role in thinking about and implementation of the EDI system. Cooperation and integration in the automotive are not new and will become increasingly important in the future. Due to intense cooperation several expertises are fully used and result in an optimum end product.

Future

Doesburg Components is ambitious and wants to grow in the near future. “The system of order processing of customers through EDI as we have now, we want to use in a different setup also for our biggest suppliers” according to Sjoerd van Vlissingen. “We are really happy the way the system runs now”. With EDI the efficiency of the processes will improve, the exchange and interpretation of data will be easier and quicker, and the risk of errors reduces strongly.

Doesburg Components maakt een efficiency slag met behulp van EDI

Door producten vanuit haar partners direct naar de eindklant te versturen, besparen Doesburg Components en haar klanten op transportkosten. Daarnaast zijn de doorlooptijden korter, de op- en overslagkosten zijn lager en worden er arbeidskosten bespaard. Zonder dat het overzicht in alle onderdelen van de keten verloren gaat.

Doesburg Components

Doesburg Components, gevestigd in het Limburgse Nieuw Bergen, is leverancier van hoogwaardige gietijzeren componenten aan klanten in de truck-, motoren- en landbouwsector. Het doel is om producten te leveren die direct bij de klant aan de montageband geassembleerd kunnen worden. Om deze reden verzorgt het bedrijf verschillende added value activiteiten naast hun core proces: CNC bewerking. Het gaat hier bijvoorbeeld om voorassemblage, lakken en reinigen van onderdelen. Daarnaast zijn zij dé ontwikkelingspartner voor hun klanten. Dankzij “early supplier involvement” is Doesburg Components in een vroegtijdig stadium betrokken bij de ontwikkeling van nieuwe producten wat voor beide partijen veel efficiency voordelen biedt. Tal van processen hangen hierbij erg nauw met elkaar samen, om een efficiënte productie en een ‘just-in-time” levering mogelijk te maken.

Verbeteringen

“Het lakken van bepaalde componenten wordt door een externe specialist gedaan”, vertelt Sjoerd van Vlissingen (Supply Chain planner bij Doesburg Components). “De producten werden vanuit Doesburg Components getransporteerd naar deze partner, alwaar ze werden gelakt. Vervolgens gingen deze componenten weer terug naar Doesburg om vervolgens naar de klant getransporteerd te worden”. Naast het fysieke transport worden ook diverse gegevensbestanden (zoals orders, pakbonnen en factuur) heen en weer gestuurd. Hier zag Sjoerd mogelijkheden om enkele efficiency verbeteringen door te voeren.

Oplossing

De oplossing was even eenvoudig als simpel. “De gelakte componenten worden nu direct vanuit de partner naar de klant getransporteerd” aldus Sjoerd. Het fysieke deel is (redelijk) eenvoudig te realiseren, maar het hele administratieve deel van het proces moet natuurlijk ook kloppen, zodat te allen tijde inzichtelijk is wat de stand van zaken op verschillende gebieden is.

“Met behulp van OMS International is het EDI systeem zodanig opgezet en ingericht dat dit mogelijk is. Doesburg ontvangt via DELFOR orders van de klant, die zij vervolgens omzetten naar orders die via EDI naar de partner verstuurd worden. De externe partner stuurt bij verzending een DESADV naar de klant. Doesburg ontvangt hiervan een kopie DESADV die wordt gebruikt voor verwerken van de levering in ons systeem en is de bron voor de maken en versturen van de INVOIC.” gaat Sjoerd verder. “Hierdoor weten wij exact welke componenten er ‘onderhanden’ zijn, welke componenten uitgeleverd zijn, wat het voorraad niveau is, etc. Het ordersysteem wordt direct bijgewerkt, de binnenkomende facturen worden direct gematched worden en er is volledig zicht in de gehele supply chain”.

Voordelen

Sjoerd vertelt verder: “De voordelen die we behalen door de fysieke goederenstroom direct vanuit de externe partij naar de klant te laten lopen zijn divers. Zo besparen we niet alleen op transportkosten, ook de doorlooptijden zijn verkort. En we besparen op de op- en overslagkosten en arbeidskosten”. En dat terwijl het in- en overzicht in de processen, levertijden en financiële stromen op hetzelfde hoge niveau blijft.

Integratie

Natuurlijk kan een dergelijke verandering niet zomaar doorgevoerd worden. Goed overleg en afstemming met alle betrokkenen is hierbij cruciaal. OMS heeft een belangrijke rol gespeeld in het meedenken over en de implementatie van het EDI systeem. Samenwerking en integratie in de automotive sector zijn niet nieuw en zullen in de toekomst een steeds grotere rol spelen. Door de intensieve samenwerking worden de diverse expertises volledig benut en  resulteren zo in een optimaal eindproduct.

Toekomst

Doesburg Components is ambitieus en wil in de toekomst verder groeien. “Het systeem met orderverwerking via EDI vanuit zoals we dat nu hebben staan met klanten, willen we in een andere opzet ook uitrollen naar onze grootste leveranciers” aldus Sjoerd van Vlissingen. “We zijn dik tevreden zoals het nu loopt”. Met EDI kan de efficiency van processen verbeteren, wordt het uitwisselen en interpreteren van gegevens eenvoudiger en sneller en neemt de kans op fouten sterk af.