Bake Five: hassle-free and quick switch to a new EDI solution provides more insight

Everyone takes it for granted that fresh bread and pastries are available in the supermarket every day. To achieve that, a lot happens behind the scenes in a very short period of time. This is a very complex and precise process with no room for errors. OMS International has helped Bake Five with an EDI system that makes these complex processes run smoothly and without problems.

“We are not an average EDI user,” says Robert Vooren of Bake Five. “Our products are fresh baked, every day. Our challenge is to ensure that new, fresh products are on the shelves every day at many of the well-known supermarket chains in the Netherlands. That means ordering products today, producing them today and tomorrow they will be on the supermarket shelves.” The leeway in the whole process is very limited. Half an hour late arrival of an order means that order can not be produced that day.

At the beginning of 2018, Bake Five and OMS got in touch. Bake five then used two EDI providers, each with their own “tasks”, one of which was very outdated. To meet the requirements of the dynamic fresh market, Bake Five was looking for an EDI solution with flexibility, good monitoring properties, high performance and a partner with a high service level.

Most important criteria

Important points in the search for a suitable solution were costs and technical support. In addition, it was important that the solution had to work with AFAS without any problem, because many of the affiliated bakeries work with AFAS software. After a consultancy round in which an extensive inventory has been made and the possible solutions have been indicated, Bake Five has opted for the ODEX solution in combination with the Managed Services of OMS International. With this, Bake Five has gone from 2 service providers to 1 provider, that also offers technical support.

Switch

Bake Five is a partnership of independent industrial bakeries in the Netherlands. They deliver fresh bread and pastries to many supermarkets, wholesalers and food service formulas every day. As with any change, not everyone at Bake Five was positive about innovation. “A number of our bakeries were afraid of the switch, because when something goes wrong we have a lot of misery,” Robert explains. “The orders that come in have to be split between the different bakeries. After the orders have been divided and taken into production, the entire logistics and administrative part follows. A complex process where many things come very closely. But in the end, the people who work with it did not notice the switch. ”

Complex process

OMS Consultant Raymond Lamers explains: “Bake Five has many different trading partners, some of which work with their own specific data sets. All incoming orders must be split within seconds and communicated to the different partners. At the same time, all this must be recorded in AFAS. And then the consolidation of orders, taking care of packing slips and invoices for the various supermarkets, means a complex process with a narrow time frame”.

ODEX allows messages – such as orders, invoices and packing slips – to be exchanged securely and quickly, regardless of the different file formats and communication protocols.

Cooperation

Robert says about the collaboration between OMS and Bake Five: “It is nice to work with a dedicated team. The short communication lines and involvement of OMS are very pleasant. This made the cooperation and communication easy.” As with almost every project, a few things in this project appeared that had not been taken into account or were not anticipated. Thanks to the flexibility and knowledge of OMS, these “bumps” could be solved quickly and properly, so that the project could be delivered according to plan within a short time.

Now that the transition is over, Robert looks back with satisfaction. “The new solution is really easy to work with and offers us more insight. What did not go well in the process was immediately resolved by OMS”. The Managed Services that Bake Five now uses are very good. Robert says about it: “I have good insights via the management tool. I can see which and how many messages are coming in. If a problem pops up, OMS ensures that it is solved immediately. ”

Future

Bake Five is are already looking ahead. “Now that we have completed the transition from our bakeries to the new system, we are going to see if we can improve on the purchasing side,” says Robert. “Also connecting suppliers can be done more efficient, because the invoicing of Bake Five is already completely digitalised”.

Bake Five: probleemloze en snelle overstap naar nieuwe EDI oplossing zorgt voor meer inzicht

Iedereen vindt het vanzelfsprekend dat er elke dag vers brood en gebak in de supermarkt te vinden is. Om dat voor elkaar te krijgen gebeurt er achter de schermen heel veel in korte tijd. Dit is een zeer complex en nauwkeurig proces waar geen ruimte is voor fouten. OMS International heeft Bake Five geholpen met een EDI systeem dat deze complexe processen soepel en probleemloos laat verlopen.

“Wij zijn geen doorsnee EDI gebruiker” begint Robert Vooren van Bake Five zijn verhaal. “Onze producten zijn dagvers. Onze uitdaging is ervoor te zorgen dat er elke dag nieuwe, verse producten bij veel van de bekende supermarktketens in Nederland in de schappen liggen. Dat betekent vandaag bestellen, vandaag produceren en morgen in de schappen van de supermarkt.” Kortom de speelruimte in het hele proces is minimaal. Als een order een half uur later binnenkomt, kan die order die dag niet meer geproduceerd worden.

Begin 2018 zijn Bake Five en OMS met elkaar in contact gekomen. Bake five maakte gebruik van twee EDI-providers met elk hun eigen “taken”, waarvan één oplossing sterk verouderd. Om te voldoen aan de eisen van de dynamische versmarkt was Bake Five op zoek naar een totaal EDI-oplossing met flexibele mogelijkheden, goede monitoring eigenschappen, hoge performance en een partner met een hoog service niveau.

Belangrijkste criteria

Belangrijke punten bij het zoeken naar een geschikte oplossing waren de kosten en de technische ondersteuning. Daarnaast was het belangrijk dat de oplossing probleemloos moest werken met AFAS, omdat veel van de aangesloten bakkerijen met AFAS software werken. Na een consultancy ronde waarin een uitgebreide inventarisatie is gemaakt en de mogelijke oplossingsrichtingen zijn aangegeven, heeft Bake Five gekozen voor de ODEX oplossing in combinatie met de Managed Services van OMS International. Hiermee is Bake Five van 2 service providers naar 1 provider gegaan, die ook de technische ondersteuning biedt.

Overstap

Bake Five is een samenwerkingsverband van zelfstandige industriële bakkerijen in Nederland. Zij leveren iedere dag vers brood en gebak aan veel supermarkten, groothandels en food service formules. Zoals bij elke verandering stond niet iedereen bij Bake Five positief tegenover vernieuwing. “Een aantal van onze bakkerijen waren wel bevreesd voor de overstap, want op het moment dat er iets mis gaat hebben we een heleboel ellende” vertelt Robert. “De orders die bij ons binnenkomen moeten gesplitst  worden over de verschillende bakkerijen. Nadat de orders verdeeld zijn en in productie zijn genomen, volgt het hele logistieke en administratieve deel. Een complex proces waar veel zaken heel nauw komen. Maar uiteindelijk hebben de mensen die ermee werken niets gemerkt van de overstap.”

Complex proces

OMS Consultant Raymond Lamers vertelt: “Bake Five heeft veel verschillende handelspartners, waarvan een deel met eigen, specifieke datasets werkt. Alle binnenkomende orders moeten binnen enkele seconden gesplitst worden en gecommuniceerd naar de verschillende partners. Tegelijkertijd moet er in AFAS een en ander vastgelegd worden. En vervolgens het consolideren van bestellingen, het zorgen voor pakbonnen en facturen voor de verschillende supermarkten, dan heb je een complex proces met een smal tijdsframe”.

ODEX maakt het mogelijk dat berichten – zoals orders, facturen en pakbonnen –  op een veilige en snelle manier kunnen worden uitgewisseld, ongeacht de verschillende bestandsformaten en communicatieprotocollen.

Samenwerking

Over de samenwerking tussen OMS en Bake Five zegt Robert: “Het is fijn om te werken met een dedicated team. De korte communicatielijnen en betrokkenheid van OMS zijn erg prettig. Hierdoor verliep de samenwerking en de communicatie plezierig”. Zoals met vrijwel elk project doken er ook in dit project een paar zaken op waarmee vooraf geen rekening was gehouden of niet voorzien waren. Dankzij de flexibiliteit en kennis van OMS konden deze “hobbels” snel en goed opgelost worden, zodat het project binnen korte tijd, geheel volgens planning opgeleverd kon worden.

Nu de overgang achter de rug is kijkt Robert tevreden terug. “De nieuwe oplossing werkt gemakkelijk en biedt meer inzicht. Wat er niet goed ging in het traject is door OMS meteen opgelost”. De Managed Services die Bake Five nu in gebruik heeft bevalt zeer goed. Robert zegt daarover: “ik heb via de management tool goed inzicht. Ik kan zien welke en hoeveel berichten er binnenkomen. Als er een keer een probleempje opduikt, zorgt OMS ervoor dat dit meteen opgelost wordt.”

Toekomst

En bij Bake Five kijken ze al weer vooruit. “Dus nu we de overstap van onze bakkerijen naar het nieuwe systeem achter de rug hebben, gaan we kijken of er aan inkoopzijde slagen te maken zijn” aldus Robert. “Ook met het aansluiten van leveranciers kunnen we een efficiency slag maken, want ook de facturatie van Bake Five is al volledig digitaal”.